委員会に理事会が丸投げ どこまでサービスする? 【お便り返し】

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あけましておめでとうございました(笑)

ずーっと200箇所ほど規約細則を変える総会議案を書いていたのですが、無事印刷して今日投函。理事会側からみると、後は可決できるかどうかは自分じゃ決められない。総会に向けた仕事としてはもう終わった感が強い。

私を単独でご指名の質問がスムログに届いていましたので、軽く。質問は回答者をできれば単独で”指名”したほうがいいです。私は”買って住んだ後”の話題中心で、管理組合ネタの殆どは私(か湾岸ライフさん)が対応しています。

質問は

差出人: たんこぶ

誰に答えて欲しいですか?
はるぶー

メッセージ本文:
単年全数改選のマンションで営繕委員やってます。委員会は所詮諮問機関ですし、決議して議案上程をするのは理事会なのは自明な話ですが、総会や住民説明をしてくれないかと相談受けてます。
まぁ、諮問と言いつつ実態は何も分からんから実質依存(丸投げ)ではあるものの、、、何かお感じになることコメント頂けると嬉しく思います。

1年任期輪番の理事長と、永年修繕委員長



ある程度の規模になると、大規模修繕は3期に渡ることも多く、実際には皆が足場ができて工事だなとか認識するのは実際にはその最終段階。必然的に、何年かに渡ってお世話する人が欲しいところですが、理事会側が殆ど立候補もない、1年任期で輪番だけで構成されていると、仕方ないなでずっとやっている委員会側にべったりお任せ切りということも多い。

逆に理事長より威張っている、修繕委員長とかも出現しがちで、どっちの例も頻繁に聞きますが、”お感じになること”と訊かれると「いけてないな」としか。

結論からいうと、私なら、「理事会」に出席して説明はしますが、「住民説明会」や、「総会」での説明は、理事会で議決権をもっている(決定と説明の責任のある)理事にやって下さいで拒否します。

理事会が自分の仕事 ”決定して””それを住民に説得する”機能を果たさないからといって、変にお助けして、権限もないのに、責任だけは委員会の個人でかぶるようなことは避けないと、自分の身が危ないからです。 任せきりで、後でなにか問題が起こると、後であなたたちが決めたんでしょう?とか無責任体質の理事会に「梯子を外されて」しまう事例も多数聞いた経験あり。

おしつけらて時に”1人委員会”をやってしまった人は私に愚痴っているわけですが、私が思うに、深入りしすぎたのが悪いと。管理会社に全部お任せで責任施行なら、理事に必要なのは賛成の挙手をする能力だけです。他人に任せきりを望むなら委員会なんか作らずに、管理会社に責任施行で全部任せとけばそれでよかろう(無能度に見合った対処策で、誰もほかに理事長とかしないなら別になにも問題はない)と思うわけです。

ちょっとばかりお高くはなりますが、それで「1人で責任をとらされる人」はいなくなります。『委員会一人』で任された委員長が、車を買い替えたら、きっとあの人ヒソヒソ…とか言われるくらいなら、高い工事でもお任せでやっちゃったほうがましです。

委員会の規約上の規定は?

実際にはたんこぶさんのマンションの委員会の規約上の規定次第です。標準管理規約に近い設定なのであれば、規約上専門委員会が実施するのは、以下の通り理事会への『具申』だけです:

標準管理規約第55条
理事会は、その責任と権限の範囲内において、専門委員会を設置し、特定の課題を調査又は検討させることができる。
2 専門委員会は、調査又は検討した結果を理事会に具申する

たんこぶさんがおっしゃるように、理事会決議で設置された(理事長ではない)単なる諮問機関ですから、その答申した結果を理事会がどう決めるかの「責任」は100%理事会側にあります。

答申を理解して、方針を決めて、住民に過半数が納得できるように説明するのは理事会の仕事です。そう言って、”自分が住民には説明はしない、あなたが説明可能になるまで何度でもあなたには説明する”とされるのが、結局は、理事会のためになります。

理事会の人が”自分では議案の説明すらできない”で”他人に頼っている”姿を見せるのは、総会や説明会などでの住民の印象を大きく損ねます。自分じゃ何もできないの?と。
多少稚拙でもいいから、自分の言葉で、自分の決定の理由を説明してもらった上で、難しい細かい技術的な質問は、こちらにお答えいただきますでコンサルなり、委員会の人にふるのならそれはあり。
大事なのは、理事会の人(大抵は理事長)が私は自分も自腹を切って払っている修繕費をこの案の通りに払うべきだと信じるという主張を”自分の言葉で”することです。できないなら、決めたことに責任をとれない状態だということになります。それに情けをかけるものでもない。

委員会 vs 理事会

ずっと継続している委員会と、1年任期全員輪番入れかえの理事会の”対立”という話は無数に聞きます。 同じマンション内で喧嘩するくらいなら、委員会なんて単なる”必要悪”なんですからないほうがましです。

多くは、”専門委員会”の設置規定がきちんと明文化規則として、総会で定められていない場合に発生します。 標準管理規約第55条コメントも、専門委員会の設置細則を総会承認で作ることを推奨していますね。

実際に起こったことを訊いたことのある例:

ーどう理事会から委嘱されたのかの経緯も不明な万年委員長が、俺の紹介する会社を使えとか威張って理事長を恫喝している
ー理事会からの諮問の趣旨に反した答申を委員会が返してきた
ー答申を理事会で無視して、委員会に解散しろと迫ってくる
ー修繕委員長と、理事長の関係が顔も合わせないほどに険悪
ー理事会は答申の通りに認めただけで、いけてない答申をした責任は委員会にあるとか工事でトラブルになったら理事会は責任を回避した

委員会側としては、早期に、理事会が丸投げする無責任体質に是正をもとめるべきではないかな?と思うわけです。

『答申はしますけど、何かを決めてその全責任を負うんは理事会の皆さんですよね?』
と訊いて『YES』と即答されないようなら、さっさと逃げないと危険。

うちの営繕委員会の場合

諮問と答申でオーバーヘッドがあるから仕事の総量は委員会制度で増えているわけで、委員会が必要なのは、理事会の人数が何十人にもなって全員で理事会でやるのが現実的でない場合に限られる; つまり委員会は必要悪なのではないかと。

専門委員会と、理事会に”人の重複”がすくなくなると、丸投げ体質や、対立を生みやすくなります。

これはどちらも、委員会ー理事会の交流が疎遠であることの表れ方にすぎません。大規模修繕ほどの大事であれば、理事長(理事会側責任者でもOK)ちゃんと顔だせよ!とか思いませんか?

理事長や、担当理事など、理事会の人はずっと委員会に来ているでしょうか? ときに1年数十時間をかけて検討してきたことを、委員会に普段きちんと出席していない人が、他人に納得できるように説明できるわけはないですよね。



上の図はうちの理事会の組織図です。明確に委員会は担当の副理事長1名と担当理事数名の下にぶらさがります。

うちの委員会は、実際には出席している人は理事が中心。委員会だけの委員もいるけど、理事会への取次を行うの委員会の統括者は副理事長以上しかできないと専門委員会の設置細則で決めています。 委員会というよりは、理事会への論点整理を事前に行う”理事の分科会”としての性格をもたせたほうが、すっきり進むと私は思うわけ。

副理事長は4人、常設の委員会も4つで、修繕と資金計画を扱う営繕委員会の統括は副理事長B。実はすっと私が勤めていますが、全ての委員会には、その委員会に出ることを主な仕事をする平理事が2名以上(今期は営繕は3人)いますし、実は理事長は全部の委員会に今は顔を出してくれていますから、理事5名、外注の営繕委員(建築施行技士資格をもったもとゼネコンの現場監督さんをマンション外から雇っています)に、建築士・管理士・施行技士などの資格を有するプロの住民を3人ほど委員で入ってもらっています。

理事会側の担当理事も大抵建築系の仕事ですから、委員会で建築素人なのはほぼ私だけ。でも責任者は私です。私がわかるように説明できれば全戸理解するはず。

委員長がいないと委員会も開催されませんから、かならず担当の副理事長(要するに私)が出席した状態でしか開催されませんし、委員会の統括者が変に威張っていて不適切だというなら、副理事長という役職の選定は、理事会マターですから、理事会の決議で解職してしまえば、自動的に委員会のトップとしての地位もなくなります。この条件であれば、委員会は常設義務を設定し、理事会が勝手解散できないとしても問題はない。

理事でない人(委員会の委員だけの人は建築士などのプロ)が理事会に義務として呼びつけられることはありません。委員会にでる以外の仕事もありません。全てお金を払ってプロを雇います。
呼びつけられていろいろ訊かれて、答申に責任とれ!とか言われたり、ちょっとそこ打診してくれ!とか建築士的プロとしての知見を求めて、ただでこき使って、責任もなすりつけられていて、誰も名乗りでて委員をするわけはない。お金貰って仕事したほうがましですから。

特に会社を決めるときには、理事会ー委員会側で、どちらかが候補会社を紹介する、どちらかがおススメの会社を決めるなどで、委員会が、自分で会社をあたって、1社の推奨を答申することがないように気をつけています。
あの会社、お前が紹介して、しかも1位に押したよな・・・とか言われるのは嫌だから。
自分の立場を護ることは、なによりも優先です。私は、自分を護れて、理事会の役員全員も護ってあげられる人だけが、全戸にむけた理事会の施策を進めていくことができるという立場です。

!! 重要 !!
 本ブログの内容は、著者の個人的見解であり、著者の所属するマンション管理組合、勤務先、RJC48も含めその他所属する一切の団体の意見、方針を示すものではありません。

 

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ABOUTこの記事をかいた人

マンションのモデルルームがあるとたとえ外国でもふらふら入ってしまったり、管理組合の理事会には思わず立候補する人って多いですよね。多いはず!! それなのにあんまり管理組合の苦労とかのブログって見ないので立ち上げてみました。世の中に多い管理士系ブログとは一味違う、理事会側から見たマンションの運営を中心テーマに書いていこうと思ってます。

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